Perché le liste di cose da fare sono sopravvalutate
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Kevin Kruse ha scritto per il New York Times, ha fondato The Kruse Group ed è autore di diversi nel campo della crescita personale e della produttività, tra cui “15 Secrets Successful People Know About Time Management”.

Pensate davvero che Richard Branson e Bill Gates scrivano lunghe liste delle cose da fare e diano priorità alle voci segnandole come A1, A2, B1, B2, C1 e così via?

Durante la mia ricerca relativa alla gestione del tempo e alle pratiche migliori per la produttività, ho intervistato oltre 200 miliardari, campioni olimpionici, studenti brillanti e imprenditori. Chiedo sempre loro di darmi i migliori consigli per quel che riguarda la gestione del tempo e la produttività. E nessuno di loro ha mai parlato di una lista delle cose da fare.

Ci sono tre grossi problemi con le liste delle cose da fare.

Per prima cosa, una lista non tiene conto del tempo. Quando abbiamo una lunga lista di incarichi, tendiamo ad occuparci di quelli che possono essere portati a termine velocemente, lasciando incompiuti quelli che richiedono più tempo. Una ricerca della società iDoneThis indica che il 41% delle voci di una lista delle cose da fare non venga mai completato!

Seconda cosa, una lista delle cose da fare non fa distinzione tra urgente e importante. Ancora una volta, il nostro impulso è quello di occuparci delle cose urgenti e di ignorare quelle importanti (siete in ritardo per la vostra prossima colonscopia o mammografia?).

Terza cosa, le liste delle cose da fare alimentano lo stress. Le faccende non portate a termine contribuiscono a pensieri intrusivi e incontrollati, secondo quello che in psicologia è noto come effetto Zeigarnik. Non sorprende se di giorno ci sentiamo sopraffatti e di notte dobbiamo lottare contro l’insonnia.

In tutte le mie ricerche, c’è una costante che continua a venir fuori.

Le persone ultra-produttive non lavorano con una lista delle cose da fare, ma vivono e lavorano con la loro agenda personale.

Shannon Miller ha vinto sette medaglie olimpiche come membro della Squadra olimpica di ginnastica artistica degli USA per il 1992 e il 1996 e oggi è un’imprenditrice indaffarata e autrice del suo nuovo libro It’s not about perfect. E in una recente intervista mi ha detto:

Durante l’allenamento, ho equilibrato il tempo per la famiglia, le faccende, i compiti, l’allenamento olimpico, le esibizioni e altri obblighi delineando un calendario molto specifico. Ero costretta a dare delle priorità… ancora oggi, continuo ad avere un programma quasi minuto per minuto.

Dave Kerpen è cofondatore di due startup di successo e famoso scrittore presso il New York Times. Quando gli ho chiesto di rivelare i suoi segreti in merito al portare a termine gli incarichi, mi ha risposto:

Se non è sulla mia agenda, non verrà portato a termine. Ma se lo è, allora verrà completato. Programmo ogni 15 minuti di ogni giorno per condurre riunioni, revisionare materiale, scrivere e svolgere qualsiasi attività sia necessario portare a compimento. E mentre tengo degli incontri con chiunque abbia voglia di parlare con me, mi riservo un’ora a settimana per queste “ore di ricevimento”.

Chris Ducker si destreggia con successo in mezzo a ruoli da imprenditore, autore di best-seller e ospite del The New Business Podcast. Qual è il suo segreto?

Semplicemente, segno tutto sulla mia agenda. Questo è quanto. Tutto ciò che faccio su base giornaliera finisce sulla mia agenda. 30 minuti di social media: segnato sull’agenda. 45 minuti di gestione delle e-mail: segnato sull’agenda. Fare quattro chiacchiere con il mio gruppo virtuale: segnato sull’agenda. In sostanza, se non viene programmato, non viene fatto.

Ci sono diversi concetti chiave per gestire le vostre vite utilizzando la vostra agenda invece di una lista delle cose da fare.

Per prima cosa, fate in modo che la durata base di un evento sulla vostra agenda sia di soli 15 minuti. Se utilizzate Google Calendar o il calendario di Outlook, è probabile che quando aggiungete una voce, questa venga automaticamente programmata per una durata di 30 o persino 60 minuti. Le persone ultra produttive impiegano solo il tempo necessario per ciascun incarico. L’AD di Yahoo Marissa Mayer è nota per condurre incontri con i suoi colleghi in soli 5 minuti. Quando la vostra impostazione predefinita sarà di 15 minuti, scoprirete automaticamente di poter gestire più incarichi ogni giorno.

Seconda cosa, riservate del tempo per le cose più importanti della vostra vita. Non lasciate che il vostro calendario si riempia in maniera casuale accettando qualsiasi richiesta che vi venga fatta. Innanzitutto, dovreste mettere bene in chiaro le vostre priorità personali e lavorative e programmare in anticipo del tempo sacro per queste attività. Queste potrebbero includere due ore ogni mattina per lavorare sul piano strategico di cui il vostro capo vi ha detto di occuparvi. Ma la vostra agenda dovrebbe includere anche del tempo riservato per cose come l’esercizio, le serate romantiche o altre attività che siano in linea con i vostri valori fondamentali.

Terza cosa, programmate tutto. Invece di controllare le e-mail ogni cinque minuti, pianificate tre volte al giorno per occuparvene. Invece di scrivere “richiamare mia sorella” sulla vostra lista delle cose da fare, segnatelo sulla vostra agenda o, ancora meglio, stabilite un orario fisso ogni pomeriggio per “le chiamate da fare”.

Ciò che viene programmato viene realmente portato a termine.

Quanto meno vi sentireste stressati e quanto più produttivi se poteste strappare la vostra lista delle cose da fare e lavorare invece con la vostra agenda?

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