I 4 tipi di produttività
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Carson Tate, creatore del programma “Work Smarter, Not Harder”, espone i quattro diversi modelli di produttività.

A poche settimane dall’inizio del mio primo lavoro, una volta uscito dal college, sono stato indirizzato verso un corso di formazione per la gestione del tempo. L’ho frequentato diligentemente e ho utilizzato l’agenda che mi era stata fornita come indicato. Tuttavia, con il passare delle settimane, notavo che la mia produttività non migliorava. E osservando i miei colleghi, notavo che anche molti di loro avevano difficoltà con questo sistema.Il motivo è semplice: non vi è un solo e unico metodo per la produttività. Al contrario, abbiamo bisogno di metodi personalizzati. Ciò significa utilizzare strategie di lavoro che siano in linea con il nostro modo di ragionare e ripartire gli sforzi in un modo che si addica alle nostre forze e preferenze.

Ironicamente, molti di noi lo fanno a livello inconscio. Dopotutto, si tratta di schemi abituali relativi al percepire, all’elaborare e al gestire informazioni che guidano il nostro comportamento. Tuttavia, essendo inondati di corsi “comprovati”, strumenti e suggerimenti (appoggiati da gruppi di consulenti, studiosi e professionisti), spesso andiamo contro i nostri istinti naturali. Il primo passo per rendere personale la vostra produttività è identificare il vostro Modello di Produttività, in modo che possiate operare in sintonia con la vostra predisposizione naturale.

1. Il “Prioritizzatore”

Un prioritizzatore è una persona che si rimette sempre ad un pensiero logico, analitico, basato sui fatti, critico e realistico. Per migliorare la sua efficienza, calcola quanto tempo sia necessario a completare alcuni incarichi, in modo da pianificare il più accuratamente possibile i suoi giorni e settimane. Non porta mai a termine un obiettivo che non apprezza e applica una forte capacità di concentrazione per assicurarsi di raggiungere i propri traguardi.

È talmente concentrato sull’esecuzione da non spendere molto tempo o energie sul modo in cui un obiettivo viene portato a termine. A volte ha la tendenza ad essere rigido e dispotico e in ufficio può essere noto per la sua carica e competitività. Odia il perdersi in chiacchiere, la mancanza di dati e la condivisione eccessiva di elementi personali. Le sue email consistono soltanto di poche frasi o, se possibile, soltanto di poche lettere.

Contributi per la squadra:

  • Analisi dei dati
  • Analisi critica e risoluzione dei problemi razionale
  • Orientamento al risultato, costanza e risolutezza

Strumenti per la produttività:

  • 42Goals: Tiene traccia dei vostri obiettivi giornalieri e mostra un registro delle vostre attività quotidiane.
  • Daytum: Vi aiuta a raccogliere, catalogare e comunicare qualsiasi dei vostri dati.
  • Moosti: Uno strumento-timer basato sulla Tecnica del Pomodoro.
  • Witty Parrott: Vi consente di creare frammenti di contenuti e di riutilizzarli o condividerli senza difficoltà.
  • Wunderlist: Tiene traccia e vi ricorda le cose che dovete fare.
  • Classici strumenti a basso contenuto tecnologico, come blocchetti di carta ed una etichettatrice.

2. Il Pianificatore

Il pianificatore è il membro della squadra che vive di pensiero organizzato, sequenziale, pianificato e dettagliato. Sebbene a un primo sguardo potrebbe somigliare al prioritizzatore, il pianificatore si immerge nei dettagli di un progetto, mentre il prioritizzatore si concentra soltanto su quelli che lo aiutano a completare il progetto in maniera veloce e accurata. Il pianificatore non rispetta mai una scadenza o uno strumento di pianificazione che non lo soddisfa.

Non è noto per la sua spontaneità e infatti ha delle “occasioni mancate” per via della sua resistenza al deviare dai piani. È noto per scrivere sulla sua lista delle cose da fare incarichi che ha già portato a termine, soltanto per poterli cancellare. Vive di programmi e piani di azione ed è noto per i suoi controlli tempestivi. Vuole che si arrivi al punto; leggerà in seguito le clausole scritte in piccolo. Odia partecipare a una riunione senza un ordine del giorno. Le sue e-mail sono dettagliate, comprendono spesso punti salienti e piani d’azione indicati in modo chiaro.

Contributi per la squadra:

  • Orientamento all’azione e praticità
  • Rilevamento di imperfezioni in piani o processi
  • Organizzazione e conservazione di dati e piani di progetto

Strumenti per la produttività:

  • Toodledo: Vi permette di realizzare liste personalizzate, creare descrizioni strutturate e visualizzare le cose da fare su un calendario.
  • HabitForge: Uno strumento per la creazione di abitudini progettato per la rendicontazione, che comprende rapporti e relazioni sui progressi compiuti a livello quotidiano.
  • Agendas: Crea ordini del giorno interattivi e li trasmette agli utenti di iPad.
  • Objectiveli: Gestisce e tiene traccia degli obiettivi in tempo reale.
  • Strumenti a basso contenuto tecnologico come etichettatrici, cartelle, schedari, separatori per cassetti, portapenne e altri articoli per l’organizzazione dell’ufficio.

3. L’Arrangiatore

Un arrangiatore preferisce il pensiero di supporto, espressivo ed emotivo. È l’uomo di squadra per eccellenza ed primeggia nel collaborare con i colleghi per portare a termine il lavoro. È un comunicatore naturale e agevola con abilità le riunioni relative ai progetti. Odia quando le persone mancano di tocco personale o fanno troppo affidamento sui dati o sui fatti. L’arrangiatore è un conversatore; ama le storie, il contatto con gli occhi, esprimere preoccupazione per gli altri e porre domande sul modo in cui un progetto o un incarico aiuti il prossimo. È noto per aver bisogno di istituire un budget di conversazione personale, che consenta solamente alcuni minuti di chiacchierate durante le ore lavorative e che gli eviti di aggiungere altre persone alla sezione cc: nei suoi messaggi via e-mail.

Contributi per la squadra:

  • Anticipare come si sentiranno gli altri e comprendere le loro emozioni inespresse
  • Facilitare l’interazione all’interno della squadra
  • Persuadere e vendere idee

Strumenti per la produttività:

  • focus@will: Un servizio di musica basato sulla neuroscienza che vi aiuta a concentrarvi e che conserva le informazioni quando lavorate, studiate, scrivete e leggete.
  • stickK: Uno strumento per la formazione di abitudini che si concentra sugli incentivi, la rendicontazione e la comunità (e se siete infruttuosi, stickK lo fa sapere ai vostri amici).
  • workshifting: Un sito di risorse che condivide idee per aiutarvi a cambiare quando, dove e come lavorare.
  • Redbooth: Una soluzione di collaborazione e comunicazione completa che vi consente di trarre vantaggio dalla vostra infrastruttura di lavoro esistente come Outlook, MSProject, Box, Gmail, DropBox, Evernote, e altro.
  • Forniture per uffici visivamente e cinesteticamente piacevoli, cose come taccuini Moleskine senza righe e penne con diversi colori d’inchiostro.

4. Il Visualizzatore

Un visualizzatore preferisce il pensiero olistico, intuitivo, integrativo e sintetizzante. Vive sotto pressione e si annoia facilmente se non si destreggia tra diversi progetti. Il visualizzatore si concentra sul quadro generale e sui concetti più vasti che creano dei collegamenti. A volte, ha la tendenza a trascurare i dettagli e a valutare le potenzialità rispetto al procedimento. La sua eccessiva spontaneità e impulsività possono portare a idee brillanti, ma a volte possono anche far deragliare piani di progetto. È probabile che un visualizzatore non veda la superficie della sua scrivania da anni, perché se qualcosa è lontano dagli occhi, è anche lontano dal cuore. E le sue e-mail tendono ad essere lunghe, piene di idee e concetti.

Contributi per la squadra:

  • Innovazione, serve da catalizzatore per il cambiamento
  • Risoluzione creativa dei problemi
  • Capacità di immaginare il futuro, riconoscere nuove opportunità e integrare idee e concetti

Strumenti per la produttività:

  • Lifetick: Uno strumento per la realizzazione di sogni di forte impatto visivo, in cui potete crearli e aggiungerli alla vostra “lista delle cose da fare prima di morire”.
  • iThoughts HD: Uno strumento per la mappatura mentale digitale.
  • AdBlock Plus: Uno strumento che blocca automaticamente le inserzioni pubblicitarie e velocizza i tempi di caricamento delle pagine.
  • ZenPen: Uno strumento che crea una zona di scrittura minimalista in cui potete lasciar fuori tutte le distrazioni.
  • Strumenti a basso contenuto tecnologico e visivamente vivaci: Post-it multicolore, cartelle colorate, taccuini senza righe, penne con diversi colori di inchiostro, grandi lavagne banche, cestini, cartelle, buste e portablocchi per tenere i fogli visibili e ben organizzati.

Questi profili mirano a guidarvi verso gli strumenti che sono più adatti a voi, quindi non preoccupatevi se vi rispecchiate in due o più modelli. Provate degli strumenti da ciascuno di essi, mescolateli e abbinateli – la cosa che conta, alla fine, è ciò che vi si addice di più.

La vostra produttività deve essere personale. E nel momento in cui scoprirete il modello di produttività che riflette il vostro istinto e personalità, lavorerete in maniera più intelligente e in un modo che si addice a voi. Da adesso in poi, inizierete a lavorare in maniera semplice e a vivere la vostra vita al massimo.

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